En este artículo de blog os mostramos cómo cifrar y controlar permisos sobre el contenido en ficheros de la suite ofimática LibreOffice tanto en formato ODF (.odt, .ods, etc.) como en formato MS-Office (.docx, .xlsx, etc.).
TABLA DE CONTENIDOS
- LibreOffice: La alternativa Open Source a MS-Office.
- ¿Cómo proteger ficheros de LibreOffice?
- Cifrado y control de permisos en LibreOffice con SealPath.
- ¿Cómo funciona?
- Utilización mixta de MS-Office y LibreOffice en una organización.
- Resumen ejecutivo
LibreOffice: La alternativa Open Source a MS-Office
LibreOffice es un software de ofimática desarrollado por la comunidad, impulsado por la organización sin ánimo de lucro “The Document Foundation”. Además de ser la casa de LibreOffice, esta organización está detrás de “The Document Liberation Project”, comunidad formada por desarrolladores de software que se han unido con el objetivo de liberar a los usuarios del bloqueo de contenido de fabricantes, proporcionando herramientas poderosas para la conversión de formatos de archivos propietarios a formatos abiertos (ODF: Open Document Format).
LibreOffice es gratuito y “open Source”, basado en sus orígenes en el proyecto OpenOffice, y es el sucesor de este proyecto que está siendo desarrollado de forma más activa.
LibreOffice es compatible con un amplio número de formatos como Microsoft Word (.doc, .docx), MS-Excel (.xls, xlsx), MS-PowerPoint (.ppt, .pptx) y MS-Publisher. Dentro de la suite de LibreOffice podemos encontrar:
- Writer: Procesador de texto similar a MS-Word.
- Calc: Hojas de cálculo como alternativa a MS-Excel.
- Impress: Generador de presentaciones tipo MS-Powerpoint.
- Draw: Generador de diagramas.
- Math: Editor de fórmulas matemáticas.
- Base: Bases de datos similares a MS-Access.
- Charts: Para la generación de gráficos de tartas, barras, etc.
- Etc.
LibreOffice utiliza de forma nativa un formato completamente abierto y estandarizado por ISO llamado ODF, “Open Document Format), pudiendo exportar documentos a muchos formatos incluido PDF. Las extensiones típicas de los ficheros ODF son .odt (documentos de texto), .ods (hojas de cálculo), odp (presentación de diapositivas), .odg (gráficos o dibujos).
¿Cómo proteger ficheros de LibreOffice?
Herramientas de la suite LibreOffice dan la posibilidad de proteger el contenido frente a modificaciones estableciendo una contraseña. Esta función disponible en Writer es similar a la disponible en MS-Word.
Para activar la protección, es necesario trabajar con secciones. Si no existe la sección ésta deberá crearse a través de “Insertar -> Sección”. Si ya existen, simplemente hay que ir “Formato -> Secciones -> Editar”. Para emplear una contraseña con la protección, es necesario seleccionar la opción “Proteger” y “Con contraseña”. La contraseña deberá de escribirse dos veces y contener como mínimo 2 caracteres.
En LibreOffice Calc también existe la opción de proteger celdas contra modificaciones.
Sin embargo, como se explica desde LibreOffice, estas funciones no están pensadas como solución de seguridad, sino simplemente para prevenir modificaciones accidentales.
Cifrado y control de permisos en LibreOffice
Os presentamos a continuación una nueva funcionalidad en SealPath que permite cifrar y controlar permisos en la suite de LibreOffice.
Hasta ahora, SealPath soportaba para LibreOffice la opción de cifrado transparente que permite:
- Cifrado de formatos de LibreOffice como .odt, .ods, etc.
- Apertura transparente con un doble-click sobre el fichero.
- Control de identidad de quién está abriendo el fichero.
- Bloqueo de acceso en caso de no tener permisos.
- Trazabilidad de accesos a ficheros protegidos e intentos de acceso bloqueados.
- Revocación de acceso a ficheros protegidos.
Sin embargo, si el usuario tenía permisos, una vez abierto el fichero podía copiar y extraer contenido, imprimir, etc. Es decir, no existía control de permisos.
A partir de la nueva versión de SealPath Desktop y de forma integrada con SealPath Security Sandbox, el control de formatos de LibreOffice es total, ya que ahora se permite:
- Cifrado de formatos de LibreOffice como .odt, .ods, etc.
- Apertura transparente con un doble-click sobre el fichero.
- Control de identidad de quién está abriendo el fichero.
- Bloqueo de acceso en caso de no tener permisos.
- Control de permisos de imprimir, copiar, y pegar, editar, etc.
- Trazabilidad de accesos a ficheros protegidos e intentos de acceso bloqueados.
- Revocación de acceso a ficheros protegidos.
Al igual que sucede con otros formatos (MS-Office, PDF, CAD, etc.), los ficheros de LibreOffice viajan con la protección embebida de SealPath una vez que han sido protegidos. Si hemos dado a un usuario permisos de Ver únicamente sobre un fichero Writer, el usuario podrá abrir el fichero, y ver el contenido pero no modificarlo, imprimir, copiar o pegar o incluso sacar pantallazos del contenido.
Esto no sucede únicamente para ficheros en formato ODF (.odt, .ods, etc.) sino que el usuario puede abrir documentos protegidos de MS-Office (.docx, .xlsx, etc.) con la suite LibreOffice.
¿Cómo funciona?
Debemos seguir los siguientes pasos:
1. Configurar la política de protección o seguridad
El dueño de la documentación indica qué usuarios, grupos de usuarios o dominios, pueden abrir el fichero protegido y con qué permisos (Ver, Editar, Imprimir, Copiar y Pegar). También es posible establecer fechas de caducidad, marcas de agua, etc.
2. Proteger el fichero con la política seleccionada
Basta arrastrar los ficheros que queremos proteger a la política en SealPath Desktop para protegerlos. Una vez protegidos aparecerá el icono “SP” sobre el fichero indicando de forma visual que está protegido. También es posible protegerlo de forma automática a través de la protección de carpetas, en un repositorio Cloud, etc. a través de SealPath for File Servers.
3. Doble-click en el fichero para abrirlo
Los usuarios deben tener instalado SealPath Lite/Desktop con SealPath Security Sandbox para abrir los ficheros. Sólo deben dar un doble-click en el fichero y este se abrirá si el usuario tiene permisos. El usuario puede ver una “barra de permisos” que le indica si puede Ver, Editar, Imprimir, etc.”.
En caso de que no tenga permisos sobre el fichero se le indicará que no puede abrirlo.
También es posible controlar las extracciones de texto, impresiones y los screenshots o pantallazos sobre el fichero protegido.
Es posible abrir el fichero desde dentro de LibreOffice, si se ha utilizado el “Launcher” de SealPath para iniciar la aplicación de LibreOffice.
4. Revocación de accesos en tiempo real
Quitando a un usuario de la lista de permisos de la política, éste dejará de abrir el fichero protegido. También es posible revocar accesos por fichero, dominio, grupo, etc.
5. Trazabilidad de accesos en tiempo real
El usuario podrá ver quién ha accedido a sus ficheros de LibreOffice protegidos, si alguien ha intentado acceder sin permisos, etc. Esto puede verlo tanto el usuario, como el administrador para todos los documentos de la organización.
Utilización mixta de MS-Office y LibreOffice en una organización
En muchas organizaciones, principalmente en el ámbito de la Administración Pública encontramos parte de usuarios que utilizan MS-Office y otra parte que utiliza LibreOffice.
A través de SealPath los ficheros pueden protegerse en estas organizaciones de forma que si un usuario ha protegido un fichero MS-Office, éste podrá abrirse por un usuario que dispone de LibreOffice.
De igual forma, si un usuario que dispone en su equipo de LibreOffice y protege un fichero tanto en formato MS-Office (ej. .docx, .xlsx, etc.) como en formato ODF (ej. .odt, .ods, etc.), este fichero podrá ser abierto en la misma organización por un usuario que disponga en su equipo de MS-Office.
Resumen ejecutivo
SealPath es una solución líder de ciberseguridad centrada en los datos que permite tener los ficheros más sensibles de una organización protegidos y bajo control en cualquier ubicación. Con esta nueva versión de SealPath Desktop, los usuarios podrán trabajar con ficheros de LibreOffice en formato ODF de la misma forma que usuarios de MS-Office trabajan con formatos Office. La nueva versión también permite que pueda haber dentro de la organización usuarios con LibreOffice y usuarios con MS-Office y puedan todos intercambiarse ficheros protegidos.
En el siguiente video puedes ver el funcionamiento de SealPath en el ámbito de la protección de ficheros de LibreOffice:
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