¿Tienen sus empleados las herramientas necesarias para proteger los datos personales de terceros y cumplir con las regulaciones?

Securización de repositorios, y documentos dentro y fuera de la organización

Los datos de las administraciones públicas, muchas veces están seguros mientras se encuentran dentro de la organización, en un servidor de ficheros o gestor documental. Sin embargo, una vez que han salido de ahí, es difícil garantizar su seguridad y si por un descuido o acción malintencionada llegan a quien no deben. Es necesario un enfoque de seguridad que permita que estos datos estén seguros y bajo control dentro y fuera de la organización.

Protección de información altamente confidencial

En determinados departamentos de la administración como puede ser policía local, autonómica, etc., se gestiona información altamente confidencial. Una fuga de la misma puede tener consecuencias muy negativas a nivel reputacional, político y derivar en dimisiones o ajuste de responsabilidades. La protección de esta información y el control de accesos sobre la misma es una prioridad crítica para determinadas áreas de la administración.

Información del ámbito de las administraciones públicas en riesgo

Generalmente, para una administración pública o gobierno el riesgo más alto a nivel de gestión de documentación está relacionado con aquella que contiene datos personales de terceros:

• Gestión de datos personales de ciudadanos, especialmente aquellos considerados de un nivel alto de sensibilidad por las regulaciones de protección de datos (Ej. los relacionados con la salud, religión, etc.).
• Intercambio de datos personales con otras organizaciones tanto públicas como privadas de datos personales, sin olvidar que no sólo el que los gestiona sino el que los recoge es responsable de la situación de los mismos.
• Datos exportados de aplicaciones internas en forma de documentos Word, PDF, Excel, etc. y cuyo seguimiento es difícil de realizar después.
• Información altamente sensible de organizaciones como Policía, Bienestar Social, Educación sobre la que se debe auditar su acceso.

Cómo puede ayudar SealPath

SealPath ofrece a los usuarios de administraciones públicas una protección cómoda y flexible de datos personales de terceros que gestionan en documentos o email:

• La protección de carpetas en Servidores de Ficheros o Gestores Documentales permite con sólo almacenar los documentos en una carpeta estos queden automáticamente protegidos, y mantengan su protección aunque salgan luego de allí.
• Es posible indicar quién puede acceder al documento y con qué permisos. Se le puede dar a otra organización la capacidad de ver un documento pero no imprimirlo por ejemplo.
• Ofrece una auditoría completa de acciones sobre la documentación, permitiendo ver si alguien intenta acceder sin permisos al documento o está desprotegiendo información.
• El alta de usuarios externos es automática a través de invitación, sin necesidad de que los departamentos de IT intervengan para gestionar la documentación o dar de alta a terceros.

Por otro lado, SealPath tiene un efecto “educador” sobre los usuarios en lo que respecta a la protección de datos. El usuario puede ver que ciertos documentos están protegidos, de forma que se le hace más consciente del tipo de información que está gestionando y se minimiza la posibilidad de descuidos o uso negligente de la información.