Condivisione Cicura dei File su Dispositivi Mobili per Evitare Fughe di Dati

Indice dei contenuti:

• • • 1. Limitazioni della condivisione sicura di file da dispositivi mobili
    • 2. Caso d’uso nel mondo reale
    • 3. Opzioni e strumenti di condivisione file mobile
    • 4. Presentazione dell’applicazione SealPath Information Protector
    • 5. Conclusione

1. Limitazioni della condivisione sicura di file da dispositivi mobili

Sebbene proveniamo da una mentalità di sicurezza in cui tutto è perimetrato e ogni azione è bloccata, la realtà è che i professionisti aziendali hanno spesso bisogno di condividere documenti sensibili con altri. E se dispongono di misure di blocco, possono anche aggirarle per essere produttivi, agili e raggiungere gli obiettivi aziendali. È quindi innegabile che la condivisione sicura di documenti sensibili con altri è una lacuna.

E naturalmente, il modo più veloce e comodo per condividere i documenti è quello dei dispositivi mobili. Le ragioni possono essere diverse: non avere un PC a portata di mano, non trovarsi in una buona posizione per accedere a un PC, o semplicemente non avere molto tempo a disposizione perché si è in viaggio, a un pranzo di lavoro o lontano dall’ufficio. Ma allo stesso tempo, deve inviare subito un documento, deve condividerlo con urgenza. Corriamo dei rischi quando inviamo file sensibili senza alcuna misura di sicurezza. Sacrifichiamo la sicurezza per la convenienza e la velocità.

I rischi che si corrono non sono solo quando si archiviano documenti sensibili sul dispositivo mobile, ma anche quando si condividono queste informazioni con terzi. Non ha alcuna garanzia che la persona a cui invia i file sensibili applichi misure di sicurezza efficaci per evitare l’esfiltrazione delle sue informazioni sensibili. I dispositivi mobili sono uno dei principali vettori di rischio per le aziende, dove viene applicata una minore sicurezza, come illustrato in questo articolo di Security Intelligence.

Pertanto, è fondamentale che le organizzazioni riconoscano che l’esfiltrazione dei dati dai dispositivi mobili è una minaccia molto più seria di quanto sembri. Le aziende devono trovare un equilibrio tra la necessità di produttività mobile e l’imperativo di proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati. Articolo correlato: 9 strumenti per prevenire il furto di dati nella sua organizzazione.

2. Caso d’uso nel mondo reale

Dirigenti impegnati a viaggiare

Immaginiamo la vita di una dirigente impegnata, Sarah, sempre in movimento, che viaggia da una città all’altra per riunioni importanti. Un pomeriggio, mentre aspetta il suo prossimo volo in un’affollata lounge dell’aeroporto, riceve un messaggio urgente su Microsoft Teams dal canale interno della sua azienda. Si tratta di un documento sensibile che delinea l’ultima strategia aziendale, destinato solo ai dirigenti di alto livello.

L’urgenza della situazione spinge Sarah ad agire rapidamente; pensa di condividerla con alcuni colleghi chiave via WhatsApp per avere un input immediato. A sua insaputa, questo atto di convenienza apparentemente semplice potrebbe esporre i dati sensibili dell’azienda ad un accesso non autorizzato, compromettendo la riservatezza e la sicurezza aziendale.

Rappresentanti di vendita in viaggio

Consideriamo ora Alex, un rappresentante di vendita dedicato che passa le sue giornate a destreggiarsi tra interminabili ore di viaggio tra gli incontri con i clienti. La sua efficacia dipende dall’agilità e dalla capacità di rispondere istantaneamente alle esigenze dei clienti.

Mentre è in viaggio, Alex riceve una guida tecnica personalizzata tramite Slack, realizzata appositamente per un cliente di alto profilo. Il tempo è fondamentale, quindi Alex decide di inoltrare la guida al cliente utilizzando Outlook sul suo smartphone. Sebbene la sua intenzione sia quella di offrire un servizio esemplare, questo atto di convenienza potrebbe potenzialmente aggirare i protocolli di sicurezza e mettere a rischio le informazioni proprietarie dell’azienda.

Questi scenari sottolineano la minaccia pervasiva dell’esfiltrazione dei dati dai dispositivi mobili nel mondo aziendale. La necessità di un equilibrio tra efficienza e protezione dei dati non è mai stata così critica, poiché gli incidenti di esfiltrazione dei dati possono verificarsi in qualsiasi momento. Ciò evidenzia la necessità per le aziende di stabilire strategie complete di sicurezza mobile che salvaguardino le informazioni sensibili, anche in mezzo alla costante urgenza e alle richieste delle operazioni aziendali.

3. Opzioni e strumenti di condivisione file

La prevenzione della perdita di dati nelle organizzazioni richiede un approccio multiforme, che sfrutta vari strumenti e metodi progettati per affrontare casi d’uso e contesti specifici. Ogni strumento offre punti di forza e funzionalità uniche, volte a minimizzare il rischio di esfiltrazione dei dati e a garantire la condivisione sicura dei file tra i dispositivi mobili. Vediamo quali sono le nostre opzioni:

Protezione con password

È semplice creare una password per il documento o la cartella con i documenti e inviare la password al destinatario attraverso un altro canale, in modo che solo la persona con la password possa accedervi. Gli strumenti di crittografia dei file come AxCrypt, SecureZIP o GnuPG sono una buona opzione.

Pro:

• Utile per invii molto occasionali: È utile se deve inviare documenti sensibili un numero molto limitato di volte. La crittografia con password è semplice e può essere veloce.

Cons:

• Lei non ha alcun controllo sul documento: C’è il rischio che persone non autorizzate possano accedervi. Sia perché la password e il file sono stati ottenuti (o rubati), sia perché la persona autorizzata ha condiviso la password e il file con altri.
• Gestire e ricordare le password: Non è sicuro inviare i documenti sempre con la stessa password, quindi dovrà gestire le diverse password create, archiviarle in modo sicuro e/o ricordarle.
• Non è un metodo agile per l’uso quotidiano: Ogni volta che vuole inviare documenti sensibili, deve creare nuove password, archiviarle e inviarle in modo sicuro attraverso un canale diverso.

Reti private virtuali (VPN)

Le VPN creano un tunnel sicuro tra il dispositivo dell’utente e Internet o una rete remota. Forniscono una connessione crittografata. Questo aiuta a proteggere i dati trasmessi su reti pubbliche o non protette, garantendo che i dati rimangano privati e nascosti da accessi o intercettazioni non autorizzati. I servizi VPN comunemente utilizzati sono Palo Alto GlobalProtect, Cisco AnyConnect, OpenVPN e NordVPN.

Pro:

• Una buona scelta per proteggere i dati in transito: Questa opzione è buona per assicurarsi che nessuno intercetti i file mentre vengono inviati, mentre sono in transito.

Cons:

• I dati non sono protetti una volta scaricati o a riposo: Non forniscono protezione per i dati una volta scaricati. Se il destinatario non segue le migliori pratiche di sicurezza, i dati potrebbero essere compromessi.

Carichi i file su un repository, un servizio di archiviazione cloud o di condivisione file.

Questi strumenti facilitano la collaborazione, consentendo agli utenti di accedere ai file da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. I servizi comunemente utilizzati sono Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint e Box. Gli utenti possono caricare documenti, immagini o video sulla piattaforma. Questi file possono poi essere condivisi con altri tramite inviti diretti alla condivisione o link privati. Per saperne di più su come proteggere i documenti aziendali nei file server, negli archivi cloud o nei sistemi di archiviazione di documenti on-premise, legga questo articolo.

Pro:

• Un’ottima scelta per la collaborazione: Sono un ottimo modo per archiviare i file o collaborare sullo stesso documento.

Cons:

• Richiede che i documenti vengano prima caricati: Si tratta di un passaggio essenziale che può rappresentare un ostacolo per l’utente, rendendolo meno agile, aggiungendo un passaggio in più e richiedendo più tempo.
• Perde il controllo una volta scaricati: Anche se concede l’accesso solo alle persone autorizzate che devono effettuare il login, una volta scaricato il file, corre il rischio di esfiltrazione. E non è sempre sufficiente consentire la visualizzazione dei documenti e bloccare i download.

Servizi di crittografia e-mail

I servizi di crittografia e-mail sono progettati per proteggere il contenuto delle e-mail dalla lettura da parte di persone non autorizzate. Questi strumenti assicurano che solo il destinatario previsto possa accedere e leggere i contenuti delle e-mail, criptandoli durante la trasmissione e l’archiviazione. I servizi di crittografia e-mail comunemente utilizzati sono ProtonMail, Microsoft Purview Message Encryption o Zix. Scopra i 3 tipi più comuni di crittografia nel nostro articolo di approfondimento.

Pro:

• Questo è un buon modo per inviare e-mail sicure: Sono una buona opzione quando si inviano solo documenti sensibili via e-mail.

Cons:

• Limita i canali di comunicazione sicura: Al giorno d’oggi comunichiamo attraverso diversi canali, come Teams, WhatsApp, Slack… Limitare la comunicazione alle sole e-mail può rappresentare un ostacolo per gli utenti, che potrebbero decidere di evitarla. Oppure, la conversazione con il destinatario può avvenire su un altro canale di comunicazione.
• Allegati di grandi dimensioni: L’invio di file molto grandi come allegati di posta elettronica può essere complicato e potrebbe non essere supportato da tutti i servizi di crittografia e-mail.
• Perde il controllo una volta decriptati: Il documento viene inviato in modo sicuro, ma una volta che il destinatario ha decifrato il documento e lo ha scaricato, lei perde ogni controllo su di esso. Corre il rischio di essere infiltrato.

Soluzioni aziendali di gestione dei diritti digitali (DRM)

Lo scopo principale delle soluzioni aziendali di gestione dei diritti digitali (DRM) è quello di proteggere i contenuti digitali sensibili dall’uso e dalla distribuzione non autorizzati all’interno e all’esterno di un’organizzazione. Questi strumenti controllano l’accesso, l’utilizzo e la distribuzione dei file digitali, assicurando che solo le parti autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere i contenuti. Applicano la protezione al documento stesso. Le soluzioni DRM proteggono i contenuti digitali crittografando i file e applicando criteri che definiscono le modalità di accesso e di utilizzo dei contenuti.

Pro:

• La protezione è permanente: È una buona opzione perché concentra la sicurezza e la protezione sui dati stessi, accompagnandoli ovunque vadano o viaggino, in tutti e tre gli stati dei dati: a riposo, in transito e in uso. Se vuole saperne di più sui 3 stati dei dati, visiti il nostro articolo.

Cons:

• Frustrazione dell’utente con le restrizioni: L’EDRM può portare alla frustrazione dell’utente se interferisce con l’usabilità o se crea una cattiva esperienza dell’utente.

È forse l’approccio più completo e versatile alla sicurezza dei dati mobili, perché concentra la sicurezza sui dati. Per noi, è il modo più sicuro e crediamo fermamente in questa tecnologia come un cambiamento di gioco. Ecco perché abbiamo sviluppato un prodotto EDRM specifico per i dispositivi mobili. Glielo presentiamo qui di seguito.

4. Presentazione dell’applicazione SealPath Information Protector

SealPath è la soluzione EDRM più avanzata che offre una protezione persistente per i documenti, indipendentemente dal modo in cui vengono archiviati e condivisi, ed è sul mercato da oltre 10 anni. Soddisfatti della protezione SealPath sui loro PC e Mac, i nostri clienti ci hanno chiesto di portare la protezione sui loro telefoni cellulari e tablet. Volevano un modo flessibile e robusto per proteggere i documenti in movimento. Ed è proprio in quest’ottica che presentiamo l’App SealPath Information Protector, in modo che possano continuare ad essere produttivi e agili nel loro lavoro quotidiano, proteggendo le informazioni con il massimo livello di controllo.

Come funziona l’applicazione SealPath Information Protector

• 1. Aprire il file: apra il file all’interno dell’applicazione desiderata, come Slack, Outlook o WhatsApp sul suo telefono o tablet.
• 2. Condividere il file: tocchi il menu delle opzioni e selezioni l’opzione di condivisione.
• 3. Protegga il documento. All’interno dell’App SealPath Information Protector, tocchi il pulsante “Proteggi documento”.
• 4. Selezioni la Politica di protezione: Si aprirà una finestra che le permetterà di cercare e selezionare la polizza di protezione desiderata. Può digitare il nome della polizza per un accesso rapido.
• 5. Fasi finali: L’applicazione proteggerà il documento. Si aprirà una finestra che le offrirà la possibilità di condividere il documento protetto tramite l’applicazione desiderata o di salvarlo sul suo telefono o tablet .

Nota: l’intero processo richiede solo pochi secondi per essere completato.

Condivisione sicura dei file con casi d’uso reali

Dal canale interno di Teams ai membri del consiglio di amministrazione via Whatsapp

John, dirigente di un’azienda multinazionale, è in viaggio per lavoro. Mentre si trova in aeroporto, riceve un documento sensibile contenente informazioni strategiche tramite Teams su un canale interno. John ha bisogno di condividere questo documento con altri dirigenti in modo rapido e sicuro. Utilizzando il suo tablet, apre il documento, tocca l’opzione di condivisione e seleziona l’applicazione SealPath Information Protector.

All’interno dell’app, tocca “Proteggi documento” e sceglie il criterio “Riservato”, assicurando che solo un gruppo ristretto di dirigenti abbia il permesso di accedere al documento. Una volta che l’applicazione protegge il documento, John lo condivide tramite WhatsApp. Questo processo garantisce la sicurezza delle informazioni sensibili, consentendogli al contempo di rimanere produttivo ed efficiente.

Ricevere un documento in Slack e inviarlo via email a un cliente

Emily, rappresentante di vendita, trascorre la maggior parte del suo tempo in viaggio, tra le riunioni con i clienti e i partner. Durante una pausa, riceve una guida tecnica personalizzata con dettagli importanti sul cliente attraverso il canale interno di Slack sul suo telefono. Emily deve proteggere queste informazioni sensibili prima di condividerle con il cliente.

Apre il documento, tocca “Condividi” e seleziona l’applicazione SealPath Information Protector. Poi tocca “Proteggi documento” e protegge la guida con il criterio di protezione appropriato. Dopo aver protetto la guida, Emily la condivide con il cliente tramite Outlook. In questo modo il documento è sicuro ed Emily può mantenere la sua agilità e reattività, anche quando è in viaggio.

Caratteristiche principali dell’applicazione SealPath Information Protector

• Protegga e deselezioni dalle sue app abituali: Protegga e condivida in pochi secondi tramite whatsapp, slack, teams, gmail, google drive, sharepoint, OneDrive, Telegram… Può anche sproteggere i file utilizzando lo stesso processo.
• Facile e veloce: Proteggere i file è molto semplice, grazie all’interfaccia intuitiva, e il processo è molto veloce, quindi richiede pochissimo tempo.
• Lei controlla i dati ovunque vadano: Ha la possibilità di limitare chi può accedervi e quali permessi di utilizzo ha (modifica, solo visualizzazione, stampa…). Può anche bloccare l’accesso dopo l’invio del documento e monitorare gli accessi.
• Accesso sicuro: Per impedire a chiunque di non proteggere i file riservati sul suo dispositivo e per rendere più comodo il login, può utilizzare la sua impronta digitale o il suo volto.
• Disponibile per telefoni e tablet: Disponibile su App Store e Google Play per iOS 11 o superiore e Android 5.0 lollipop o superiore.

5. Equilibrio tra convenienza e sicurezza

Nella ricerca di una condivisione sicura dei documenti in mobilità, le organizzazioni devono soppesare la convenienza e la sicurezza per selezionare le soluzioni ottimali. È fondamentale implementare strumenti che proteggano i dati senza ostacolare l’esperienza dell’utente, in quanto i sistemi troppo complicati possono indurre gli utenti a trovare delle soluzioni. Le considerazioni principali includono la garanzia di una crittografia robusta per proteggere i dati a riposo e in transito, e l’implementazione di processi di autenticazione facili da usare per semplificare l’accesso senza sacrificare la sicurezza.

Le soluzioni devono offrire una perfetta integrazione con le applicazioni e i flussi di lavoro esistenti per ridurre al minimo le interruzioni. Il monitoraggio e gli avvisi in tempo reale possono aiutare a rilevare e mitigare rapidamente i tentativi di esfiltrazione. In definitiva, l’approccio scelto deve fornire una forte protezione dei dati mantenendo l’efficienza e la produttività, favorendo un ambiente sicuro ma conveniente.