I suoi dipendenti possiedono gli strumenti necessari per proteggere i dati personali di terzi e rispettare le norme?

Sicurezza dei depositi e dei documenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

I dati delle amministrazioni pubbliche, molte volte sono sicuri quando si trovano all’interno dell’organizzazione, in un server di archivi o in un gestore documentale. Sin embargo, una volta che sono usciti da qui, è difficile garantire la loro sicurezza e se per un errore o un’azione malintenzionata si rivolgono a chi non devono. È necessario un approccio di sicurezza che permetta che questi dati siano sicuri e sotto controllo all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

Protezione delle informazioni altamente confidenziali

In determinati dipartimenti dell’amministrazione, come possono essere la polizia locale, l’autostrade, eccetera, si gestiscono informazioni altamente riservate. Una fuga della stessa può avere conseguenze molto negative a livello reputazionale, politico e derivare da dimissioni o da un’attenuazione delle responsabilità. La protezione di queste informazioni e il controllo degli accessi sono una priorità critica per determinati settori dell’amministrazione.

Informazioni sull’ambito delle amministrazioni pubbliche in difficoltà

In generale, per un’amministrazione pubblica o un governo, il rischio più alto a livello di gestione della documentazione è legato all’acqua che contiene dati personali di terzi:

• Gestione dei dati personali dei cittadini, in particolare di quelli considerati di alto livello di sensibilità per le norme di protezione dei dati (ad esempio quelli relativi alla salute, alla religione, ecc.).
• Interscambio di dati personali con altre organizzazioni sia pubbliche che private di dati personali, senza dimenticare che non solo chi gestisce, ma anche chi recupera, è responsabile della situazione di questi ultimi.
• I dati esportati da applicazioni interne sotto forma di documenti Word, PDF, Excel, ecc. e il cui seguito è difficile da realizzare successivamente.
• Informazioni altamente sensibili da parte di organizzazioni come la Polizia, il Bienestar Social, l’Educazione, sulle quali è necessario verificare l’accesso.

Come può aiutare SealPath?

SealPath offre agli utenti delle amministrazioni pubbliche una protezione semplice e flessibile dei dati personali di terzi, gestiti in documenti o e-mail:

• La protezione dei tappeti nei Servidores de Ficheros o Gestores Documentales permette di conservare solo i documenti in un tappeto, che vengono protetti automaticamente e mantengono la loro protezione anche se si spostano da lì.
• È possibile indicare chi può accedere al documento e con quali permessi. Si può dare ad un’altra organizzazione la capacità di vedere un documento, ma non di imprimerlo, ad esempio.
• Offre un audit completo di azioni sulla documentazione, permettendo di verificare se qualcuno intende accedere senza permessi al documento o se sta desprotegiando informazioni.
• Il numero elevato di utenti esterni è automatico tramite invito, senza la necessità che i dipartimenti IT intervengano per gestire la documentazione o per dare il massimo a terzi.

Dall’altro lato, SealPath ha un effetto “educativo” sugli utenti per quanto riguarda la protezione dei dati. L’utente può vedere che alcuni documenti sono protetti, in modo da essere più consapevole del tipo di informazioni che sta gestendo e da ridurre al minimo la possibilità di sottrazione o di uso negligente delle informazioni.